L’environnement de travail au bureau nous offre plusieurs éléments qui rendent notre travail plus efficace. Nous pouvons penser au tableau blanc, au post-it que l’on peut partager, aux espaces que nous pouvons utiliser pour les ateliers. L’environnement de travail offre une proximité favorisant la dynamique d’équipe, la collaboration ainsi qu’une communication plus efficace.
Quelques rappels concernant la communication
Tout d’abord, la compréhension de nos communications provient du non verbal. Par exemple, la communication non verbale provient de nos gestes et de notre posture. De son côté, le para-verbal permet de déceler le non-dit grâce au ton de la voix, le débit et les silences. Certaines études avancent même que seulement 7% du message est transmis selon ce que l’on dit.
De plus, 60% d’entre nous sommes visuels et comprenons avec nos yeux. Près de 35% de la population est auditive et apprend avec l’ouïe ou la lecture des mots. Pour terminer, il y a 5% d’entre nous qui sont kinesthésiques et comprennent par les sensations physiques.
De manière concrète, nous existons dans des univers sensoriels différents !
Devant ces faits, il apparaît évident que l’ajustement au niveau de nos pratiques doit s’effectuer au niveau des modes de communication, afin de permettre que tous aient une compréhension commune du message. C’est la base, et c’est pourtant ce que nous perdons dans le contexte du travail à distance.
Prenons quelques exemples tirés de la méthode Agile afin d’illustrer les enjeux et de proposer quelques solutions. Celles-ci s’adaptent bien sûr à toutes les situations de travail.
La mêlée quotidienne
La mêlée est un plan de match qui est ajusté tout au long de la journée, au fil des interactions entre les équipiers.
Le contexte du sprint (nombre de jours restants ou burndown) est un élément essentiel permettant à l’équipe de prendre de bonnes décisions. Nous retrouvons souvent cette information sur le tableau blanc de l’équipe, facilement visible par tous. Les décisions et ajustements se basent souvent sur des informations non verbales. Nous pouvons prendre l’exemple d’un inconfort visible. Il suffit d’en discuter et on s’ajuste!
La planification du sprint
La création de User Stories et de tâches doit être dynamique, rapide et efficace. Le post-it est un outil précieux pour cette activité. L’engagement envers l’objectif du sprint se base sur le niveau de confort des équipiers, et ceci est généralement très visible dans le non-verbal des joueurs.
La rétrospective du sprint
Lorsqu’il est question d’améliorer la dynamique d’équipe, il est clair que la communication non verbale est essentielle.
Les ajustements
Face à ces défis, plusieurs ajustements peuvent avoir un impact important sur l’efficacité des équipes.
- Privilégiez les vidéo-conférences dans lesquelles tous les participants sont visibles et audibles en tout temps. De manière générale les équipes s’ajustent rapidement et la dynamique ressemble à celle que l’on peut retrouver au bureau. Sachez qu’il est facile de se désengager d’une réunion si nous ne sommes pas visibles ou audibles.
- Utilisez des aides visuelles pour engager l’ensemble des joueurs
- Partagez visuellement le statut de Sprint et l’outil de gestion ;
- Prenez des notes à la volée, visibles par tous ;
- Permettez aux participants d’interagir directement avec le contenu.
- Séparez les groupes en sous-rencontres au besoin avec autant de facilitateurs que de groupes.
- Notre non verbal est très neutre devant un ordinateur, offrant peu d’indices aux autres participants. Utilisez des signaux de main ou des cartes pour signaler vos états d’âme ou pour interagir de manière silencieuse.
- Ajoutez des rencontres d’équipe en cours de journée afin de garantir la synchronisation. Au pire, si tout est aligné, transformez cette rencontre en pause-café virtuelle !
- Assurez-vous de communiquer les conclusions et plans d’action des rencontres aux participants pour éviter toute mécompréhension.
Il est essentiel de réfléchir à chacun de ces éléments, de se faire un plan de match, de les tester et d’allouer du temps supplémentaire de préparation pour nos activités.
Nous sommes là
Levio est pleinement engagé dans cette transformation avec ses partenaires, autant au niveau de l’humain que des aspects plus pratiques. Visitez notre offre Déploiement rapide et sécuritaire du télétravail.
Revenez nous voir bientôt pour la parution de la troisième et dernière partie – Les outils et les ressources.
David Veilleux,
Leader Transformation Agile et DevOps chez Levio